Aprenda como mexer no Excel para arrasar em processos seletivos

Na hora de montar um currículo, além de considerar todas as experiências e habilidades que você tem, é essencial incluir seus conhecimentos sobre o Pacote Office e, portanto, mostra que sabe como mexer no Excel, um dos softwares mais requisitados.

Muitos recrutadores, durante o processo seletivo, exigem uma comprovação da experiência no programa, o que pode se transformar em uma cilada caso você não o domine tão bem assim. Por isso, a Catraca Livre listou uma série de dicas e truques para você arrasar no Excel durante a busca por um novo emprego.

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Milie Haji, gerente de Recrutamento e Seleção por Competências (R&S) da Cia de Talentos, comenta que não é muito difícil encontrar candidatos que, ao longo do processo, pedem para conhecidos responderem os testes on-line para “se darem bem”.

Mas, quando o conhecimento é colocado à prova, alguns selecionados passam por apuros. Ela ressalta, inclusive, que “mentir é sempre a pior saída” e alerta: “Com testes de Excel ou de inglês não é diferente. Se mentir, uma hora será descoberto e pode ser tarde. O melhor a fazer é se preparar com antecedência”.

A gerente de R&S explica que conhecimento técnico, como do Excel, é um dos pré-requisitos para muitas oportunidades e é tão importante quanto habilidades comportamentais, como comunicação, proatividade, relacionamento interpessoal, trabalho em equipe, protagonismo, comprometimento e resiliência.

Ter um curso de Excel é um diferencial para o candidato, pois é uma das habilidades mais exigidas, tanto para programas de estágio quanto para trainees e vagas plenas.

“A grande maioria dos processos seletivos opta por acreditar no conhecimento que o candidato declarou no currículo, mas, dependendo do processo ou da vaga, esse conhecimento pode ser testado”, explicou Haji.

Criado pela Microsoft em 1987, o Excel consiste em um programa de planilhas eletrônicas usado por empresas do mundo todo que, inclusive, podem depender do aplicativo para funcionarem.

Entre seus recursos, os mais procurados são as ferramentas de cálculos e de construção de gráficos, que podem ser feitos a partir de diversos estilos.

Com 13 versões já lançadas, o software ainda permite criar desenhos simples e colocar listas em ordem alfabética ou crescente, além de outras funções interessantes.

Em primeiro lugar, se você nunca mexeu com o Excel, é importante conhecer alguns aspectos da sua interface:

• Linhas e colunas

No programa, é muito intuitivo entender que as letras representam colunas enquanto os números relacionam-se às linhas, formando, assim, as grades do programa.

Cada encontro entre uma linha e uma coluna gera um espaço, chamado de célula, que pode ser criada infinitamente.

• Pasta de trabalho

Cada documento ou arquivo não necessariamente é formado por apenas uma planilha, contendo quantas delas você quiser.

Na parte inferior do Excel, é possível encontrar aquelas que pertencem ao mesmo arquivo, bem como adicionar mais ou excluí-las.

Caso você queira organizar orçamentos de diferentes meses ou a rendimento de funcionários, por exemplo, essa função será muito prática.

• Inserir dados

Para inserir seus dados no Excel é muito simples! Basta digitar a informação na célula e pressionar Enter para confirmar.

Se o texto ocupar uma célula vizinha, arraste os limites da coluna com o mouse, indo até a letra correspondente e puxando para o lado desejado.

Esses são conhecimentos extremamente básicos e iniciais para mexer no Excel. Portanto, no caso de um teste para uma vaga de emprego, é importante ir além.

Produções mínimas esperadas que se faça no programa são gráficos e tabelas esteticamente mais elaborados, já que o padrão preto e branco não agrega sofisticação ao produto final.

• Tabelas

A criação de tabelas trata-se, basicamente, da inserção de dados no Excel como já foi descrito anteriormente.
Porém, para melhorar a experiência de quem analisará as informações da planilha, é possível utilizar recursos de dinamização das informações, o que deixa seu projeto com um aspecto mais profissional.

Outro ponto é a utilização de cores e linhas para delimitar melhor as células e deixá-las mais atrativas. Na barra de ferramentas do software, onde são escolhidos fontes, tamanhos e cores de letras, você pode optar por estilos pré-definidos, o que facilita o trabalho.

Caso queira produzir algo original, é importante conhecer alguns truques de formatação que você aprende com estes tutoriais:

• Gráficos

Considerando os dados da planilha, o Microsoft Excel disponibiliza diversos tipos de gráficos, entre eles os estilos coluna, pizza, barra, rosca, linha e área.

Para iniciar, selecione os dados que comporão o gráfico. Em seguida, clique em Inserir e, na aba aberta, selecione o modelo que mais fizer sentido com o projeto.

Após a inserção da imagem, vá até Design do Gráfico para alterar a formatação. Lá, você encontra opções de como trocar as cores dos setores bem como títulos e legendas.

Para aprender a formatar gráficos mais complexos, confira os tutoriais:

Além de manipular e armazenar dados usando o Excel, há outros truques que você precisa saber para mostrar profissionalismo na hora do teste do processo seletivo, assim como facilitar seu trabalho.

Para te ajudar a ficar preparado, tirar a nota máxima na prova e, com isso, aumentar as chance de conquistar a vaga, a Catraca Livre listou dicas rápidas de como mexer no Excel assim como um verdadeiro conhecedor do programa. Confira:

• Seleção de linhas e colunas

Para selecionar uma linha ou coluna completa, não é necessário passar o mouse sobre todas as células da região.
Clique na letra ou número correspondente à coluna ou à linha e toda a área será selecionada.

• Inserir ou excluir linhas e colunas

No telado, selecione a letra ou o número e clique nos botões Ctrl e +. Ao utilizar o atalho, será criada uma linha abaixo da anteriormente selecionada ou uma coluna à direita, dependendo da sua escolha.

Para incluir mais de uma opção, selecione o número de linhas e colunas correspondentes.

No caso de excluí-las, basta clicar sobre os números ou letras (segurando o botão Shift para incluir mais de uma) e pressionar Delete.

• Ir para primeira ou última linha ou coluna

Para movimentar a tabela de uma extremidade à outra, clique em Ctrl e ↑ (para primeira linha), Ctrl e ↓ (para última linha), Ctrl e → (para última coluna) e Ctrl e ← (para primeira coluna).

• Apagar traços de linhas e colunas

Se, no momento de produção da planilha, os traços referenciais do Excel estiverem incomodando, basta clicar em Exibir e remover a marcação da opção Linhas de Grade.

• Fazer somas, subtrações, multiplicações e divisões com dados da tabela

• Formatação condicional de células

• Função PROCV

A PROCV é uma função de pesquisa e referência, utilizada para agilizar a localização de dados de linhas, colunas e intervalos da planilha.

• Mapas interativos

Muitas vezes, os dados inseridos no Excel correspondem a estatísticas de localizações, como bairros, cidades, estados e países.

Para deixar as informações mais claras e turbinar o trabalho, mapas interativos permitem apresentar o conteúdo com um simples clique sobre a imagem.