14 dicas para que este seja o ano mais produtivo da sua vida

Todo início de ano as pessoas desejam umas às outras mais saúde, dinheiro, sucesso, sorte, paz e amor do que o ano anterior. Mas poucas delas sabem que realmente existe um caminho para conquistar tudo isso: ser mais produtivo.

Para tentar desvendar esse caminho para a produtividade, o site Fast Company pediu a algumas das pessoas mais produtivas que eles conhecem algumas dicas. Aqui estão elas. Se você seguir algumas, talvez este seja o ano mais produtivo da sua vida.

1, Comece a programar seu dia na noite anterior

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Antes de dormir, o especialista em inteligência emocional Harvey Deutschendorf toma algumas decisões básicas sobre o dia seguinte, como o que ele vai vestir, comer no almoço e o caminho que fará até o trabalho. “Quanto menos tempo e energia você gastar para se concentrar em coisas cotidianas, de rotina, mais você vai terá para trabalhar no que é importante”, explica.

Ele também sugere visualizar exatamente o que você pretende fazer no dia seguinte. “Torne-se extremamente focado em fazer disso uma parte permanente da sua rotina e você vai se surpreender”, diz.

2. Tenha por perto pessoas produtivas

“É muito fácil para mim trabalhar sozinha, mas eu acho que a minha produtividade é maximizada quando eu me cerco de pessoas produtivas que eu não conheço”, diz a jornalista Vivian Giang.

Ela conta que trabalha com desconhecidos produtivos a mantém capaz de permaneces em uma mesma tarefa. “Eu não perco tempo em redes sociais sem um motivo. Eu me alimento saudavelmente e não paço pausas longas. Isso é resultado de um tipo de competição com essas pessoas, porque eles sempre parecem que terão grandes ideias”, diz.

3. Trabalhe de pé

Quando a jornalista Camille Sweeney teve que entrevistar 15 fontes importantes em apenas alguns dias, ela fez suas ligações de pé. “Eu saí da minha cadeira para ficar de pé em frente à minha mesa e isso tem feito diferença”, conta.

Sweeny comprou uma mesa e uma cadeira mais altas. Agora, ela alterna, a cada poucas horas, entre as duas posições.

4. Concentre-se em uma palavra para o ano

“Um tema de uma única palavra cria simplicidade, clareza e mudança de vida”, diz Jimmy Page, vice-presidente da Sociedade dos Atletas Cristãos. “Uma pode transformar não só o que você faz, mas quem você quer se tornar”.

5. Maximize o seu tempo mais criativo do dia

Sally Poblete, fundadora e CEO da empresa de tecnologia da saúde Wellthie, diz que devemos descobrir em que momento do dia nós somos mais criativos e pensar em formas de fazer com que ele seja estendido ou aproveitado ao máximo.

“Eu descobri que penso melhor durante as manhãs, quando tenho menos interrupções. Então faço o meu melhor para manter esse tempo livre para me planejar, escrever e me encontrar com pessoas que me interessam”, diz.

6. Saiba quando não ser produtivo

Starr Million Baker, CEO e co-fundador da agência de relações públicas INK, aponta que há um número limitado de coisas que podemos e devemos fazer em um dia. “Saber quando dizer ‘isso não vai acontecer hoje’ é uma habilidade que tem me dado uma maior capacidade de focar em coisas que realmente precisam ser feitas.”

Baker usa ferramentas de gerenciamento de tarefas para controlar todas as suas ações em um só lugar. Quando decide por uma ou outra coisa, ele seleciona a opção “adiar para …” e foca no que for mais necessário.

7. Pegue leve e reavalie para evitar ficar sobrecarregado

“Quando você tem mais coisas para fazer do que você pode dar conta”, diz Scott Eblin, autor do livro “Sobrecarregado e oprimido”, “isso pode rapidamente fazer com que você discuta com alguém ou se deixe oprimir por seus chefes no trabalho. Se você sentir que está ficando assim, pare antes de começar a fazer qualquer outra coisa”. Ele ensina quatro passos: parar, respirar profundamente três vezes, observar o que precisa ser feito antes e depois seguir adiante.

8. Priorizar o que importa

Um dos segredos para se sentir satisfeito com a sua produtividade, de acordo com Erin Baebler e Lara Galloway, consultoras de vida e negócios, é gastar a maior parte do seu tempo com as coisas que realmente importam para você, suas prioridades.

“Quando você é claro sobre o que você quer realizar e as ações para chegar lá, se torna mais fácil decidir o que precisa ser feito e o que pode ser deixado para depois ou para nunca. Além disso, e é aqui que a produtividade real aparece, estamos muito mais motivados a trabalhar em coisas que realmente importam e, portanto, somos capazes de fazê-las em menos tempo”.

9. Crie um fluxo de tarefas

A rotina da escritora Stephanie Vozza consiste em pesquisar, entrevistar, fazer esboços, rascunhos e edições. Ela conta que é mais produtiva quando consegue focar a mente em uma em uma só velocidade. “Eu tento programar o meu dia em torno de uma atividade geral: um dia de entrevistas, ou uma manhã escrevendo e uma tarde pesquisando. Entrar nesse tipo de estado de fluxo pode aumentar sua produtividade”, diz.

10. Seja sincero quanto a seus e-mails

Antes de abrir qualquer e-mail, o cofundador das empresas Crazy Egg, Hello Bar e KISSmetrics Neil Patel diz que você deve primeiro garantir que você terá tempo para responde-lo. “Se você ler e decidir responder mais tarde, isso fará com que você leia duas vezes o e-mail, o que é um uso ineficiente do seu tempo”, diz.

“Lembre-se que a maioria dos e-mails não precisa de uma resposta imediata sequer ser respondida, diz o CEO e fundador da Zendesk Mikkel Svane. “Respire fundo e espere um minuto antes de entrar em e-mails de grupos e questões não urgentes. Você verá que algumas vezes a melhor resposta é não responder e salvar seu tempo para e-mails que realmente requerem sua atenção.

11. Faça o que for preciso para bloquear as distrações

Vozza gosta de passar uma hora desconectada da Internet, removida de distrações como e-mail e Facebook e às vezes se aventura a passar um dia inteiro de trabalho offline. “Eu descobri quanto tempo a Internet suga quando a minha caiu por um dia. Em seis horas ininterruptas eu terminei o trabalho que normalmente levaria dois ou três dias par fazer. Se você precisa verificar algo on-line, faça uma lista, espere mais um pouco e cheque tudo de uma vez.”

David Johnson, COO e CFO da cervejaria artesanal do Fireman’s Brew, Inc., sugere simplesmente fechar a porta. “Você verá que é muito mais fácil fazer progressos em seu próprio trabalho quando você não está sendo distraído por diferentes ações alheias a você”, diz.

12. Crie uma lista de coisas simples a serem feitas

Carson Tate, autor do livro “Trabalhando simples: abraçando o poder do seu estilo de produtividade”, faz uma lista de tarefas que podem ser feitas em 15 minutos ou menos. Ele sugere que mantenhamos esta lista conosco em todos os momentos para que possamos converter momentos odiosos como esperar na fila do banco ou no consultório do dentista em microssegmentos produtivos de trabalho.

“Esta lista também é boa para quando você sentir o puxão da procrastinação. Concluir rapidamente uma tarefa pode dar um impulso de energia, ajudando na transição para trabalhar em um projeto mais desafiador ou complexo.”

13. Crie uma lista de tarefas mais importantes

Os escritores Jones Loflin e Todd Musig têm outro tipo de lista para torná-lo mais produtivo: uma lista de IT, Importantes Tarefas. Esta lista obriga-nos a identificar as três tarefas ou atividades que mais efetivamente podem ajudar na realização de nossas maiores prioridades.

“Muito da produtividade de hoje depende de ter a clareza mental para se concentrar totalmente na tarefa do momento. Isso pode ser difícil se há itens que você ainda não abordou e que estão freando seus recursos mentais.” Loflin e Musig oferecer três dicas para ajudar a descobrir se alguma das nossas ITs pode estar limitando a nossa produtividade:

– Uma IT essencial: algo que, se realizado, iria aumentar significativamente a sua capacidade de se concentrar;

– Uma IT evitável: algo que você esteja adiando, mas que sua mente não deixa de se preocupar;

– Uma IT incompleta: nossos cérebros estão aptos para não se esquecer de algo até que ele seja concluído. Depois de terminar a tarefa, os seus recursos mentais podem ser totalmente focados na seguinte.

14. Se autoavalie com consistência

“Uma autoavaliação rigorosa é o começo, o meio e o fim da autogestão. É o hábito essencial de autoaperfeiçoamento”, diz Bruce Tulgan, autor do livro “27 desafios que gerentes enfrentam”.

Tulgan nos instrui a avaliar constantemente a nossa própria produtividade, a qualidade do nosso trabalho e nosso comportamento. Devemos nos perguntar continuamente: “O que posso fazer para conseguir trabalhar mais e mais rápido?”, “Eu deveria rever minhas prioridades?”, “Preciso focar melhor o meu tempo?”, “Como posso eliminar desperdícios de tempo?”. “Preciso de melhores metas de tempo?” e “Você precisa fazer melhores planos?”

“Mas lembre-se: a autoavaliação é um mecanismo de autoaperfeiçoamento apenas se você usar a informação que você aprendeu com ele”, diz Tulgan. “Inicie um objetivo pequeno de cada vez – e quanto menor, melhor. Depois de cumprir esse objetivo, dê outro pequeno passo. A autogestão e o autoaperfeiçoamento são atingidos em um pequeno passo de cada vez. E este é um processo sem fim, porque há sempre espaço para melhorar.”

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Por Rachel Gillet, do Fast Company.