8 dicas para escrever bem seus e-mails corporativos

O e-mail corporativo é uma importante ferramenta de comunicação nas empresas. Muito usado para documentar o que foi dito numa reunião ou conversa telefônica, marcar reuniões, enviar dados, solicitar e enviar informações. O e-mail corporativo tem algumas características que são diferentes dos e-mails que você envia aos seus amigos ou da sua comunicação nas redes sociais.

Tão importante quanto seu comportamento dentro do ambiente de trabalho é a forma como você se expressa por meio de seus e-mails corporativos. Ele é considerado um documento e a forma como você o escreve reflete sua postura profissional, podendo construir ou denegrir sua imagem.

Rafael Leandro, analista e consultor de sistemas, na Liberty Seguros, comenta que já vivenciou diversas situações relacionadas a e-mails corporativos. Por conta disso, hoje ele sempre orienta sua equipe, para evitar que situações embaraçosas aconteçam.

Ele comenta que entre os erros mais comuns que já notou nos e-mails foram: abreviações de palavras, uso de gírias, falta de concordância e coerência e erros de digitação. Abaixo alguns exemplos que ele já presenciou:

• Repetição

“Você consegue verificar se você consegue continuar com este procedimento?”

• Erro de digitação

“Quaisquer dívidas entrem em contato”.

” Estamos enviando o nosso cornograma de trabalho para a sua avaliação”.

• Erro de formatação

“Bom Dia !!!”

• Erro de gramática

“Eu resolvi o problema e peço para que seje testado novamente o sistema.

Você tem ideia de como fazer um e-mail corporativo e não cometer erros como os mencionados acima? Confira abaixo 8 dicas:

1) Saudação

Seja sempre educado e cordial e comece seu e-mail cumprimentando o destinatário. Independente de quem seja: um colega de trabalho, um fornecedor ou um cliente. Principalmente se aquele for o primeiro e-mail que você envia.

Comece sempre com uma saudação que se adeque a relação que você tem com o outro. Termos como “Fulana, bom dia!”, “Prezados, boa tarde!”, ” Caro Fulano, boa noite!”, sempre caem bem.

Se você ficar trocando e-mails com a pessoa ao longo do dia, não precisa saudá-la o tempo todo, basta apenas chamá-la por seu nome. Mas nunca envie um e-mail, escrevendo direto o que tem a dizer, sem nem ao menos mencionar o nome. Outro detalhe importante é em relação a pontuação. Use sempre uma vírgula depois do nome, para isolar o vocativo.

2) Use uma linguagem adequada 

A informalidade, muito presente na comunicação das redes sociais, deve ser deixada de lado na hora de escrever um e-mail corporativo. Ao enviar um e-mail para alguém que você tem apenas uma relação profissional, aposte sempre em termos mais formais. Nada impede que, dentro dos limites profissionais, você seja um pouco mais informal com quem já tem afinidade.

Nem pense em usar gírias, emojis ou abreviações como “vc”, “tbm”, “Att.”, “ctz”, “tá”.  “Oi”, “E ai?”, “Beijos” também são informais demais e estão fora de questão. Usar esses termos transmite falta de profissionalismo.

A forma como o e-mail é escrito transmite informações sobre o profissional que o está escrevendo e também sobre a empresa. Lembre-se também de sempre usar palavras mágicas como “por favor”, “desculpe” e “obrigado”.

Evite termos pouco usuais como “convescote” ao invés de piquenique, onde você tenta “impressionar” o outro com seu vasto vocabulário, mas no fim, não se faz entender e prejudica a comunicação. Termos que no fim, não dizem nada, como “sem mais para o momento”, “venho através desta” também devem ser evitados.

3) Organize as informações

É importante que seu e-mail tenha um começo, meio e fim, ou seja, uma introdução ao assunto, desenvolvimento e conclusão, para que o outro seja capaz de entender facilmente. Logo no início apresente o tema principal do e-mail, em seguida discorra sobre o assunto e encerre cordialmente.

Ao escrever seu e-mail corporativo, primeiramente distribua em tópicos tudo que você precisa comunicar. Em seguida vá desenvolvendo o parágrafo em torno de cada tópico. Assim torna-se mais fácil organizar as ideias e ser conciso no que precisa ser tratado. Colocar cada ideia num parágrafo, facilita a leitura e deixa seu e-mail organizado. O espaçamento entre a saudação, cada parágrafo e a assinatura também deixa seu e-mail mais convidativo à leitura.

Depois de escrevê-lo é hora de dar atenção a formatação. Certifique-se de sempre usar a mesma fonte, do mesmo tamanho e cor. Destacando apenas algumas palavras que requerem mais atenção e facilitando assim, uma leitura mais rápida. Nunca deixe seu e-mail todo colorido, criando uma poluição visual.

4) Seja claro e conciso

E-mails corporativos são ferramentas de comunicação que pedem textos claros, concisos e objetivos. Afinal de contas, quem está recebendo seu e-mail, possivelmente tem tantos outros para responder. Busque sempre escrever de forma clara, objetiva e sucinta.

Antes de enviar o e-mail tenha certeza que você está respondendo ao que foi perguntado. Nada de escrever uma mensagem repleta de informações desnecessárias. Poupe o tempo do destinatário. E-mails muito extensos fazem com que você corra o risco do seu leitor não chegar até o fim e não responder ao que foi pedido.

Vale lembrar que ser objetivo não significa ser grosseiro e muito menos economizar nas linhas digitadas e mandar um e-mail incompleto. Às vezes é necessário um texto mais extenso, para que o destinatário não tenha dúvidas sobre o assunto tratado.

Além disso, é extremamente importante responder prontamente seus e-mails, afinal o e-mail é uma das ferramentas de comunicação dentro de uma empresa e exige uma atenção especial dentro das suas tarefas do dia. Você não vai querer que alguma ação fique parada, só porque está esperando seu retorno, certo?

5) Fique atento à ortografia

Num e-mail corporativo a ortografia merece uma atenção especial. Nunca digite todo texto em caixa alta. Isto significa que você está gritando com o destinatário. Em regras gerais, use letras maiúsculas para nomes próprios, ao iniciar uma frase e após um ponto final. Também não escreva tudo com minúsculas.

Para citar algumas regras: de acordo com o Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa a inicial dos meses deve ser escrita com letras minúsculas. Não coloque acento grave antes de verbos ou palavras masculinas. Além disso, A partir de 2009 passou a vigorar o Novo Acordo Ortográfico e algumas palavras como “dia a dia”, “bom dia” perderam o hífen.

Esteja sempre atento às novas regras. Se ficar com dúvida na hora de escrever uma palavra troque por um um sinônimo ou faça uma busca na internet. Com tantas informações à disposição cometer erros de ortografia é uma falha imperdoável.

Fique de olho também na pontuação. Os pontos de exclamação e interrogação devem ser usados com moderação. Usar num “Bom dia!” é aceitável, porém colocar uma sequência “Bom dia!!!!!”, “Recebeu meu e-mail anterior????” está proibido. Isto indica alguém excessivamente emocional e até mesmo imaturo.

6) Como encerrar o e-mail

Nunca deixe de assinar um e-mail corporativo. Tão importante quanto a saudação é o encerramento que deve prezar pela impessoalidade. Portanto nada de se despedir com “beijos” ou “abraços carinhosos”. Encerre com frases como: “Qualquer dúvida estou à disposição”, “Aguardo seu retorno”. Vale também usar “Cordialmente” ou o clássico “Atenciosamente”, mas por extenso. Evite colocar somente “Att”.

Crie sempre uma assinatura com seus dados pessoais como nome e sobrenome. Inclua também o setor para evitar desencontros em empresas muito grandes. O(s) telefone(s) de contato são muito importantes caso o destinatário queira te ligar e esclarecer prontamente alguma dúvida. Lembre-se sempre de seguir o padrão de assinatura criado pela empresa.

7) O assunto

Com as caixas de e-mail cada dia mais lotadas, um assunto bem definido e objetivo, faz com que o destinatário priorize sua mensagem. Portanto, dê uma atenção especial ao assunto informando de forma clara e objetiva a informação do e-mail.

Uma dica do consultor Rafael Leandro é: “Escreva um assunto resumido, não muito longo (exceto e-mails com detalhes que o receptor necessite) que contenha no máximo 100 palavras”.

Jamais deixe o “assunto” em branco. Em meio a tantos e-mails, muitos são apagados sem nem serem lidos apenas por terem um assunto em branco ou inadequado, que muitas vezes fazem o destinatário pensar que pode ser um vírus. Uma dica é escrever o assunto ao final, depois de redigir seu e-mail.

Termos como “Urgência” ou “Alta Prioridade” devem ser evitados. Isto porque, depois de um tempo as pessoas se dão conta que os e-mails não são tão urgentes quanto dizem e acabam desconsiderando estes avisos. Só atribua importância ao que realmente for necessário.

8) Antes de enviar o e-mail revise

Depois de seguir todas estas dicas, por fim, revise seu e-mail antes de enviá-lo. Corrija possíveis falhas e só envie depois que tudo estiver correto. A dica do gestor Rafael Leandro é “Releia pelos menos, 3 vezes o e-mail todo antes de enviá-lo”.

Para evitar o equívoco de enviar um e-mail inacabado,  deixe para colocar o endereço de e-mail somente ao final. Nesse momento certifique-se que a lista de destinatários está correta. Já imaginou confundir o nome das pessoas ou enviar algum e-mail para pessoa errada?

Caso esteja enviando algum documento anexado, avise sempre no corpo do e-mail. Não adianta colocar o arquivo e simplesmente não avisar. Muitas vezes na pressa a pessoa não se atenta ao arquivo recebido.

É importante também sempre compactar o arquivo, pois alguns correios eletrônicos empresariais têm limite de espaço. Se for um arquivo muito pesado, use sites gratuitos como Wetrasnfer ou Dropbox para subir os arquivos e enviar somente o link, para que a mensagem não fique pesada.

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