Como otimizar o tempo para aumentar a produtividade e o bem-estar?

Segundo a especialista em organização pessoal, Pati Penna, melhorar a produtividade e administrar a vida requer a adoção de quatro pilares do autocuidado: sono, alimentação, pausas e movimentos. Essas práticas básicas são essenciais para uma rotina mais equilibrada e produtiva.

Para aumentar a eficiência no trabalho, Pati sugere duas estratégias fundamentais: priorizar atividades mais produtivas e identificar distrações que afetam a concentração. Ela aponta três tipos de distrações:

• Distração física: a desordem no ambiente pode atrapalhar a concentração, como pilhas de papéis e materiais espalhados pela mesa. Para evitar que a bagunça física gere confusão mental, mantenha o espaço de trabalho limpo e organizado. Adotar o hábito de arrumar a mesa ao chegar e antes de sair do trabalho ajuda a criar um ambiente mais produtivo. 

• Distração digital: em um mundo hiper conectado, notificações de celular e abas abertas no computador são fontes constantes de distração. “Uma solução é limitar o uso de redes sociais e fechar abas desnecessárias, como WhatsApp e Slack. Estabeleça horários específicos para checar mensagens e avise colegas ou familiares para ligar em casos de urgência “, recomenda. 

• Distração social: conversas e interações constantes, especialmente no home office, podem desviar o foco, principalmente quando há pets, crianças ou idosos no mesmo ambiente. 

“No trabalho presencial, o uso de fones de ouvido costuma sinalizar que você não deseja ser interrompido, mas isso nem sempre funciona em casa. Fazer acordos com a família, como colocar um aviso na porta do escritório, pode evitar interrupções”, sugere Pati.

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Compreender quais são suas principais distrações já é um passo importante para otimizar o tempo. Além disso, é possível implementar mudanças na rotina que impactam diretamente a produtividade. Confira a seguir:

6 dicas para otimizar o tempo, aumentar a produtividade, sem esquecer o bem-estar

1) Faça um planejamento diário (pode ser em formato de lista)

Criar uma lista de tarefas no início do dia ajuda a organizar o que precisa ser feito. Um estudo do Journal of Applied Psychology revelou que pessoas que usam listas de tarefas são 20% mais produtivas, devido à maior clareza sobre as atividades e objetivos do dia. Isso contribui para evitar a procrastinação e garantir que o foco esteja nas atividades certas.

2) Experimente a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro consiste em trabalhar em blocos de 25 minutos, seguidos por uma pausa de 5 minutos. Após quatro ciclos, recomenda-se uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Segundo a Harvard Business Review, essa abordagem pode aumentar a produtividade, ao alternar períodos de foco intenso com pausas curtas, o que ajuda a manter a concentração e evitar o esgotamento mental.

3) Faça pausas ativas para descansar

Pausas curtas durante o dia podem parecer perda de tempo, mas, na verdade, melhoram o desempenho. Conforme a Time Hack Hero, pequenas pausas aumentam a capacidade de concentração em até 15%, especialmente em tarefas cognitivamente exigentes. Esses intervalos ajudam a aliviar o estresse e manter o foco.

4) Realize o uso consciente da tecnologia

O uso excessivo de tecnologia e redes sociais pode consumir muito tempo. Segundo a GlobalWebIndex, o brasileiro passa, em média, 3 horas e 45 minutos por dia nas redes sociais. Para evitar que isso prejudique a produtividade, estabeleça horários específicos para checar mensagens e se concentre nas atividades prioritárias.

5) Delegue tarefas e aproveite o trabalho em equipe

Delegar tarefas é uma maneira inteligente de otimizar a gestão do tempo. Conforme a pesquisa The State of the Workplace da Gallup, empresas onde os líderes delegam com eficácia têm 33% mais chance de serem mais lucrativas. Além de liberar tempo para atividades estratégicas, a delegação aumenta o engajamento da equipe.

6) Avalie e ajuste suas práticas semanalmente

Reserve um tempo semanal para revisar tarefas concluídas e planejar a semana seguinte. A American Psychological Association aponta que revisar periodicamente as práticas de gestão do tempo pode reduzir o estresse em até 25%, aumentando a sensação de controle e realização.

Pequenas mudanças, grandes impactos

Essas práticas simples podem trazer benefícios significativos para a gestão do tempo, promovendo maior produtividade e bem-estar. “Além de melhorar o desempenho no trabalho, contribuem para uma vida pessoal mais equilibrada, reduzindo o estresse e aumentando a sensação de realização. Pequenos ajustes na rotina são o primeiro passo para uma transformação que vai além da administração do tempo: trata-se de viver de forma mais eficiente e consciente”, finaliza Pati.